L'informatisation facilite la gestion de la bibliothèque, la rend plus efficace et vous offrira plus de disponibilité pour l'accueil du public ou pour des actions d'animation au sein de votre collectivité. L'informatisation d'une bibliothèque est un chantier qui nécessite une réflexion approfondie et une méthodologie rigoureuse. C'est une opération qui peut être coûteuse, il faut donc l'anticiper et monter un projet.
>> Pourquoi informatiser ?
- Pour améliorer toutes les fonctions répétitives : inventaire, catalogage, prêts, réservations.
- Pour faciliter la gestion quotidienne de la bibliothèque et la rendre plus efficace
- Pour mieux connaître les collections, faire des éditions et statistiques précises.
- Pour améliorer le service rendu au public : recherche documentaire rapide et efficace ; disponibilité plus grande de l’équipe pour accueillir, conseiller et animer.
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>> Qui est concerné ?
- Les communes de + de 500 habitants.
- Les communes ayant un local réservé et des collections récentes, équilibrées et renouvelées régulièrement
- Les bibliothèques dont le fonds est supérieur à 3000 documents
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>> Le matériel nécessaire
- 2 pc neufs et performants (éviter si possible les pc de récupération) : un poste pour l’équipe de la bibliothèque ( catalogage, prêts etc.) et un poste avec accès internet pour le public
- 1 lecteur de codes-barres
- 1 imprimante laser ou jet d'encre
- 1 disque dur externe (ou éventuellement 1 clé USB) pour la sauvegarde des données si le logiciel n’est pas full-web
- 1 ligne téléphonique avec une connexion internet haut débit
Il faut également prévoir le renouvellement du matériel (en moyenne 5 ans).
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>> Critères de choix d'un logiciel
- Lire et reconnaître les codes à barre des documents de la bibliothèque et ceux de la MD54, être conforme à la norme ISO 27-09, respecter les formats d'échange UNIMARC (en importation et en exportation) et la recommandation 995.
- Proposer un module de catalogue simple et de récupération de notices bibliographiques
- Une recherche documentaire performante et multicritères (sujet, auteur, titre)
- Un module de gestion des emprunteurs paramétrable : classe, individuel, enfant, famille...
- Les licences - sauf dans le cas d'un logiciel gratuit.
- L'installation et le paramétrage.
- La formation de l'équipe
Certains fournisseurs proposent également la vente du matériel. Vous n'êtes pas obligés d'acheter le matériel chez eux, en revanche, il faut tenir compte des recommandations du fournisseur de logiciel pour choisir votre matériel informatique.
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>> Autres dépenses à prévoir
- La maintenance du matériel
- La maintenance annuelle du logiciel, qui couvre l'assistance à l'utilisation du logiciel , les éventuels coûts d'hébergement et les mises à jour du logiciel (généralement un pourcentage du prix de la licence logicielle)
- Diverses fournitures : codes-barres pour les documents, éventuellement des cartes de lecteurs.
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>> Les étapes de l'informatisation
- Rédiger 1 cahier des charges qui comporte une présentation de la bibliothèque, un descriptif des fonctionnalités attendues et des tableaux de réponses.
- Envoyer le cahier des charges à différents fournisseurs.
- Analyser les offres et choix : n'hésitez pas demander aux fournisseurs de venir faire une démonstration en présentiel ou à distance dans votre bibliothèque. Pensez également à contacter d'autres bibliothèques déjà équipées avec le logiciel que vous souhaitez choisir (La MD54 peut vous fournir des informations sur les bibliothèques déjà équipées.)
- Faire valider le choix du logiciel par le conseil municipal ou intercommunal.
- Désherber les fonds afin de ne cataloguer que les documents qui en valent vraiment la peine. Cette étape est indispensable avant de procéder à l'informatisation.
- Installation du matériel et du logiciel par le fournisseur (ou par le service informatique de votre collectivité si vous avez choisi un logiciel libre) et paramétrages.
- Formation de l'équipe de la bibliothèque au logiciel : pour le bon fonctionnement de la bibliothèque, il est important que toute l'équipe connaisse au moins les fonctions de base du logiciel (prêt et retour de documents, recherche au catalogue)
- Catalogage et exemplarisation de tous les documents : l'importation de notices via Internet fait gagner à ce stade un temps précieux
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La médiathèque de Meurthe-et-Moselle peut vous accompagner tout au long du processus, notamment pour le choix du logiciel (propriétaire ou libre). Contactez-nous pour de plus amples informations.